Rekisteriseloste

REKISTERISELOSTE

Pyörä-68 Turku ry 1.3.2018

¢ REKISTERISELOSTE (Henkilötietolaki 523/1999) 10§

1. Rekisterinpitäjä

Nimi: Pyörä-68 Turku ry Osoite: Palomäenkatu 5 A 21, 21100 Naantali

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Nimi: Eino Lipponen Osoite: Kotikalliontie 4, 21410 Vanhalinna

3. Rekisterin nimi

pyora68.fi henkilö- ja organisaatiorekisteri.

4. Rekisteröityjen ryhmä

Pyörä-68 ry:n jäsenten ja sen kanssa yhteistyössä toimivien urheiluseurojen (myöhemmin “seurojen”) sekä lajiliittojen henkilö- ja -organisaatiorekisteri:

Henkilörekisteri: seuran henkilöjäsenet (liikkujat).
- Pyörä-68 ry:llä on pääsy omiin henkilöjäseniinsä ja lisäksi lajiliitoilla joihin Pyörä-68 ry kuuluu, on pääsy seuran jäsentietoihin.

Organisaatiorekisteri: Pyörä-68 hallituksen organisaatio sekä Pyörä-68:n kanssa yhteistyössä toimivat organisaatiot (liitot ja seurat) sekä näihin liitetyt keskeiset tehtävänhaltijat, kuten “puheenjohtaja”, “rahastonhoitaja” jne. – jokaisella organisaatiolla on pääsy omaa organisaatiotaan sekä sen tehtävänhaltijoita koskeviin tietoihin.

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilöjäseneen liitettävien tietojen käyttötarkoituksena on liikkujan palveleminen sekä tiedottaminen liittyen mm. hänen liikuntaharrastuksiinsa tai -suorituksiinsa sekä hänen jäsenyyksiinsä. Parempi palveleminen voi tarkoittaa vaikkapa henkilötietojen hyödyntämistä siten, että voidaan tehdä erilaisia suosituksia ja ehdotuksia henkilölle liittyen liikuntamahdollisuuksiin esimerkiksi hänen harrastamiinsa lajien tai asuinpaikan perusteella.

– viestijänä voi olla Pyörä-68 Turku ry.

Tutkimustarkoitukset ja erilaiset viralliset raportit kolmansille osapuolille. (Tällöinkin huomioidaan tietosuoja- asiat ja lainsäädäntö. Pyritään välttämään sitä, että yksilöityädataa annetaan ulos. Vain jos pakottavaa tarvetta ja jos vastaanottava taho pystyy osoittamaan, että dataa käsitellään asianmukaisella tavalla).

Markkinointi ja kaupallinen yhteistyö.  Henkilöjäsenellä̈ on oikeus kieltää̈ tietojen käyttäminen seuran toimintaan liittyvien yhteistyökumppaneiden suoramarkkinointiin ilmoittamalla kielto seuralle.

Kerättyjä tietoja käsitellään sovellettavan lainsäädännön, kuten Suomen

henkilötietolain (523/1999) mukaisesti.

6. Rekisterin tietosisältö

Henkilörekisterissä voidaan käsitellä seuraaviin ryhmiin sisältyviä tietoja:

• perustiedot, kuten: nimi; henkilötunnus; syntymäaika; sukupuoli;

sähköpostiosoitteet; puhelinnumerot 
 sekä osoitteet.

• rekisteröitymistiedot, kuten käyttäjätunnus/nimimerkki ja muu yksilöivä tunnus

• jäsenyyksiin tai muuhun asialliseen yhteyteen liittyvät tiedot, kuten: lisenssit;

jäsenyydet; meriitit; koulutukset; tapahtumat; asiakkuuden alkamisajankohta

sekä suoramarkkinointiluvat ja -kiellot (muut mahdolliset luvat ja suostumukset).

• kilpailutoimintaan liittyvät tiedot (kilpailutuloksia tms.)

• henkilön mahdolliset, itse tallentamat tiedot.

• jäsenyyssuhdetta/asiakassuhdetta koskevat tiedot, kuten yhteydenotot ja muu viestintä organisaation & liikkujan välillä

• muut henkilön antamat kiinnostustiedot ja asiakkaan suostumuksella kerätyt

tiedot

Organisaatiorekisterissä voidaan käsitellä seuraaviin ryhmiin sisältyviä tietoja: 


• henkilön organisaatioihin liittyvät tehtävät ja näihin tehtäviin liittyvät tiedot,

kuten yhteystiedot.

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Tietoja kerätään pääsääntöisesti rekisteröidyiltä itseltään,

*jäsenyyden, asiakkuuden tai muun asiallisen yhteyden alkaessa ja kestäessä.

Henkilötietojen päivityksiä saadaan myös päivityspalveluja tarjoavilta viranomaisilta, järjestöiltä ja yrityksiltä, julkisista rekistereistä sekä muista julkisista lähteistä.

*Asiakkuus määritellään alkavaksi liikkujan sekä seuran välillä, kun

liikkuja liittyy seuran jäseneksi tai  ostaa seuran palveluita (seuran järjestämät kilpailut, lisenssit, jäsenyydet, kurssit, tapahtumat).

8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset:

Seura voi luovuttaa henkilötietoja voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja

velvoittamissa rajoissa seuraavasti:

•rekisteröidyn antaman suostumuksen perusteella;

o – seuran toimintaan liittyville organisaatioille (lajiliitot ja niihin kuuluvat seurat) sekä valtuutetuille kolmansille osapuolille siinä määrin, kuin ne osallistuvat tässä rekisteriselosteessa mainittujen käyttötarkoitusten toteuttamiseen. Seura velvoittaa mainitut tahot pitämään kaikki niille luovutetut henkilötiedot salassa ja turvaamaan henkilötietosi riittävällä tavalla; ja

• pakottavaan lainsäädäntöön perustuvan vaatimuksen nojalla.

9. Luovutukset EU- ja ETA -maiden ulkopuolelle:

Tietoja ei luovuteta EU:n / ETA:n ulkopuolelle. 
Teknisistä ja tietojen käyttöön liittyvistä käytännöllisistä syistä johtuen tietoja saatetaan säilyttää Pyörä-68 Turku ry:n käyttämien ulkopuolisten palveluntarjoajien palvelimilla ja nämä ulkopuoliset palveluntarjoajat saattavat käsitellä tietoja Pyörä-68 Turku ry:n lukuun.

Tietojen siirrossa noudatetaan henkilötietolakia (523/1999) ja Euroopan parlamentin ja neuvoston antamaa henkilötietodirektiiviä (95/46/EY).

Edellä mainittuja oikeuksia voidaan käyttää ottamalla yhteyttä seuraan tämän

rekisteriselosteen alussa mainittuja yhteystietoja käyttäen.

10. Rekisteröityjen oikeudet

Rekisteröidyillä on lain asettamissa rajoissa oikeus

1) tarkastaa, mitä tietoja seura on hänestä kerännyt;

2) vaatia virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon korjaamista tai poistamista

3) kieltää seuraa käsittelemästä henkilötietojaan suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimuksia varten. Edellä mainittuja oikeuksia voidaan käyttää ottamalla yhteyttä seuraan rekisteriselosteen alussa mainittuja yhteystietoja käyttäen.

11. Rekisterin suojauksen periaatteet

Mahdollinen konkreettinen aineisto (paperiset liittymis-/ilmoittautumislomakkeet) hävitetään käsittelyn jälkeen. Sitä ennen aineistoa säilytetään lukitussa tilassa.

Rekisterin käyttö on rekisterinpitäjän organisaatiossa ohjeistettu ja henkilörekisteriin pääsy on rajattu siten, että ATK-järjestelmään tallennettuihin rekisterin sisältämiin tietoihin pääsevät ja niitä ovat oikeutettuja käyttämään vain ne rekisterinpitäjän edustajat, joilla on luottamustehtäviensä puolesta siihen oikeus. ATK-järjestelmä on suojattu käyttöjärjestelmän suojausohjelmiston avulla. Järjestelmään sisäänpääsy edellyttää kultakin rekisterin käyttäjältä käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä.